Cómo hacer una buena Gestión del Tiempo
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¿Cuánto tardarías en enviar una postal? ⌛
¿Tres minutos? ¿Tal vez una hora? ¿Quizás un día entero?
La respuesta depende de lo ocupado que estés.
El historiador británico Cyril Northcote Parkinson ilustró esta paradoja con la historia de una mujer con una sola tarea para el día: enviar una postal.
Algo que la mayoría despacharíamos en pocos minutos, a ella le tomó varias horas.
Una hora buscando la tarjeta.
Otra hora, tratando de encontrar sus gafas.
Media hora, buscando la dirección exacta.
Una hora y cuarto, redactando las breves líneas.
Y así hasta que pasa el día entero.
A una persona ocupada, nos dice Cyril Northcote Parkinson, el mismo esfuerzo le hubiese llevado unos pocos minutos.
Este fenómeno se conoce como la Ley de Parkinson, que afirma que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo que se le ha adjudicado para completarlo.
La ley nos advierte acerca del uso del tiempo que adjudicamos a cualquier tarea y del peligro de atribuirle más tiempo que el estrictamente necesario para realizarla.
Enseña a ahorrar tiempo, recursos y energía.
Es útil para controlar la mala gestión personal de proyectos y la desmedida burocracia, en especial, en la administración pública y las grandes empresas.
Nuestra gestión del tiempo
Ante cualquier proyecto, la tentación siempre es otorgarle el máximo plazo para completarlo.
Parece una idea sensata, pero es la principal razón por la cual muchos proyectos se demoran más de lo necesario.
Cuanto más tiempo nos otorgamos para hacer algo, más lo postergamos.
Si un trabajo puede ser hecho en dos horas, pero creemos que requiere ocho, utilizaremos las ocho horas en tareas innecesarias, en dudar o en tomar recreos.
El mismo efecto se verifica cuando adjudicamos un presupuesto: tendemos a gastar todo, aunque el proyecto demostrase en la marcha que se podría ahorrar una buena parte de lo previsto.
La Ley de Parkinson nos enseña a fijar plazos breves y estrictos, como modo de asegurar una mayor eficacia en tiempo y costes.
Cómo no sabotear la propia productividad
Siempre, añade un sentido de urgencia y ayuda.
Crea plazos en días, antes que en semanas.
Ingvar Kamprad, el fundador de IKEA, sugiere lapsos de 10 minutos para descubrir cuánto se puede realizar en tan poco tiempo.
En el trabajo grupal, invita a aumentar el esfuerzo personal y evita la tendencia a refugiarse en tareas superfluas.
Como líder de equipo, impulsa a vigilar y estimular los rendimientos personales, trasladando la responsabilidad a cada uno de los integrantes.
Cita que nos gusta 🍂
“La gran línea divisoria entre el éxito y el fracaso puede ser expresada en cinco palabras: No me alcanzó el tiempo”.
—Franklin Field—
Gracias por leernos 📚
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